Organizzare un open day scolastico significa preparare un momento di orientamento nel quale studenti e genitori possano conoscere direttamente la scuola, comprendere l’offerta formativa, visitare aule e laboratori e confrontarsi con docenti e alunni già iscritti.
Per l’istituto è anche l’occasione per presentare in modo concreto il proprio metodo didattico, i servizi, i progetti e l’ambiente in cui i ragazzi trascorreranno una parte significativa della loro giornata. La rilevanza di questa fase emerge anche dai numeri: per l’anno scolastico 2026/2027 il Ministero dell’Istruzione e del Merito ha indicato 1.342.504 studenti coinvolti nelle iscrizioni alle prime classi, insieme alle rispettive famiglie.
Un open day efficace richiede quindi programmazione, comunicazione e organizzazione degli spazi. Non basta aprire le porte dell’istituto e illustrare il piano di studi: chi partecipa deve riuscire a capire cosa distingue quella scuola, come vengono organizzate le lezioni, quali opportunità offre e quale esperienza educativa potrà vivere. I contenuti che meglio rispondono a queste esigenze sono quelli che combinano informazioni chiare, visita degli ambienti, confronto diretto e attività pratiche, evitando presentazioni eccessivamente lunghe o autoreferenziali.
Come pianificare un open day scolastico
La preparazione dovrebbe iniziare con sufficiente anticipo, perché molte delle decisioni che determinano la buona riuscita dell’evento riguardano aspetti apparentemente semplici: data, orario, durata, capienza, personale disponibile, percorso dei visitatori e attività previste. Sanoma suggerisce di avviare l’organizzazione almeno quattro settimane prima e di evitare giornate nelle quali siano previste festività, ponti, manifestazioni rilevanti o altri open day che potrebbero ridurre la partecipazione.
Definire obiettivi e destinatari dell’evento
Il primo passaggio consiste nello stabilire a chi si rivolge l’open day e cosa deve ottenere la scuola dalla giornata. Un istituto comprensivo che presenta la scuola primaria ha esigenze diverse rispetto a un liceo, un istituto tecnico o professionale. Cambiano le domande delle famiglie, il livello di autonomia degli studenti e le informazioni considerate decisive.
L’obiettivo principale dovrebbe essere permettere ai visitatori di comprendere se la proposta educativa è adatta alle proprie esigenze. Per questo è utile individuare prima dell’evento i punti che meritano maggiore spazio: indirizzi di studio, metodologie didattiche, laboratori, attività extracurriculari, inclusione, servizi, organizzazione del tempo scuola e opportunità successive al percorso scolastico. Sarebbe utile costruire la comunicazione partendo da ciò che interessa realmente al futuro studente, evitando che l’incontro si trasformi in una semplice esposizione dei meriti dell’istituto.
Scegliere data, orario e durata
La data deve essere facilmente compatibile con gli impegni delle famiglie. Il sabato mattina viene indicato da Sanoma come una delle soluzioni generalmente più favorevoli alla partecipazione, pur non esistendo una formula valida per ogni territorio e ordine di scuola.
Va considerata anche la durata. Un incontro eccessivamente lungo può ridurre attenzione e partecipazione, soprattutto quando comprende una presentazione iniziale seguita dalla visita di numerosi ambienti. Si raccomanda di mantenere un ritmo sostenuto e di evitare open day che si protraggono per molte ore senza un programma ben scandito.
Meglio quindi stabilire fasce orarie precise, eventualmente organizzando più turni durante la stessa giornata. Questa soluzione rende più semplice controllare il numero dei visitatori, evita sovraffollamenti nei laboratori e permette a docenti e studenti incaricati dell’accoglienza di seguire gruppi di dimensioni gestibili.
Preparare il programma e assegnare i compiti
Il programma dovrebbe indicare con chiarezza cosa accade, dove e in quale momento. Una struttura frequente prevede una prima presentazione generale della scuola, seguita dal percorso negli ambienti e da laboratori, dimostrazioni o incontri dedicati ai singoli indirizzi.
Serve anche una distribuzione preventiva dei ruoli. Il dirigente o un suo delegato può occuparsi della presentazione istituzionale; i docenti possono illustrare discipline, metodologie e progetti; il personale può gestire ingresso e orientamento negli spazi; gli studenti già iscritti possono accompagnare i visitatori o raccontare direttamente la propria esperienza. Sanoma attribuisce particolare valore al coinvolgimento degli alunni e alla possibilità di mostrare concretamente attività, laboratori e progetti.
Una scaletta condivisa evita sovrapposizioni e momenti vuoti. È utile prevedere anche chi gestirà eventuali problemi tecnici, chi controllerà gli accessi e chi sarà disponibile per domande specifiche su iscrizioni, sostegno, trasporti, orari o servizi.
Gestire prenotazioni e numero dei partecipanti
La prenotazione non è indispensabile in ogni caso, ma diventa particolarmente utile quando gli ambienti hanno una capienza limitata oppure sono previsti laboratori a numero chiuso, visite guidate o turnazioni. Educazione Globale suggerisce di rendere facilmente visibili sul sito sia l’annuncio dell’open day sia il contatto o lo strumento attraverso il quale registrarsi.
Un modulo semplice può raccogliere nome, numero dei partecipanti, ordine di scuola o indirizzo di interesse ed eventuale fascia oraria scelta. Per chi si registra conviene predisporre una conferma con le informazioni essenziali: giorno, orario, ingresso da utilizzare, durata indicativa e modalità di partecipazione.
Come promuovere l’open day e raggiungere le famiglie
Una buona organizzazione perde efficacia se studenti e genitori scoprono l’evento troppo tardi o non trovano rapidamente le informazioni necessarie. La promozione deve quindi iniziare prima della giornata e utilizzare più canali, mantenendo sempre coerenti data, orario, programma e modalità di registrazione. Sito scolastico, social, locandine e comunicazioni rivolte agli studenti delle scuole di provenienza compaiono regolarmente tra gli strumenti consigliati dai contenuti dedicati all’organizzazione degli open day.
Pubblicare date e informazioni sul sito della scuola
Il sito dell’istituto dovrebbe rappresentare il principale punto informativo. La pagina dedicata all’open day deve essere facile da raggiungere e riportare le informazioni necessarie senza costringere l’utente a cercarle in documenti o sezioni differenti.
È utile indicare almeno data, orari, sede, programma, destinatari, modalità di prenotazione e contatti. Se l’istituto dispone di più plessi, occorre specificare dove si svolgeranno le singole attività. Per gli indirizzi della scuola secondaria può essere utile distinguere chiaramente laboratori, presentazioni e incontri riferiti ai differenti percorsi.
Per orientarsi nella scelta, le famiglie possono consultare anche i servizi online del Ministero dell’Istruzione e del Merito, che permettono di individuare le scuole di interesse e accedere alle informazioni utili per le iscrizioni.
Utilizzare social, locandine e altri canali di comunicazione
I social possono ampliare la visibilità dell’evento soprattutto quando vengono utilizzati per mostrare laboratori, progetti, spazi e attività scolastiche, anziché limitarsi alla pubblicazione della locandina. Foto e brevi contenuti possono aiutare studenti e genitori a capire in anticipo cosa troveranno durante la visita.
Le locandine restano utili nei luoghi frequentati dal pubblico interessato, mentre il contatto con le scuole del grado precedente può rendere più efficace la comunicazione sul territorio. Educazione Globale suggerisce espressamente l’utilizzo combinato di cartelloni, sito e pagina Facebook della scuola per far conoscere le date degli open day.
Il messaggio promozionale deve restare concreto. Formule generiche come “una scuola innovativa” o “una scuola d’eccellenza” hanno poco valore se non vengono accompagnate da elementi verificabili, mentre informazioni su laboratori, lingue, attività, indirizzi, metodologie e servizi aiutano le famiglie a capire perché partecipare.
Inviare conferme e promemoria ai partecipanti
Quando è prevista una registrazione, la conferma consente di ridurre dubbi e assenze dovute a informazioni incomplete. Buona idea è quella di inviare un promemoria uno o due giorni prima dell’open day.
Il messaggio può ricordare l’orario scelto, l’ingresso corretto, la durata prevista e le eventuali attività prenotate. Nei grandi istituti è utile precisare dove presentarsi e se esistono più percorsi di visita. Una comunicazione essenziale evita che le famiglie arrivino tutte nello stesso punto o debbano chiedere indicazioni appena entrate.
Come organizzare accoglienza, spazi e visita della scuola
L’impressione che studenti e genitori ricavano dall’open day dipende anche da come vengono accolti e da ciò che osservano negli ambienti scolastici. La percezione della struttura, dell’atmosfera e delle persone presenti possa incidere sulla valutazione della scuola da parte delle famiglie. La visita deve quindi essere organizzata come parte integrante dell’orientamento, non come semplice passaggio tra una presentazione e l’altra.
Preparare ingresso, segnaletica e punti informativi
L’ingresso deve permettere ai visitatori di capire immediatamente dove andare. Una segnaletica chiara è particolarmente importante negli istituti con più piani, edifici separati o numerosi laboratori.
All’accoglienza può essere utile predisporre un punto informativo con programma della giornata, planimetria o indicazioni sui percorsi. Chi arriva deve poter individuare facilmente l’aula della presentazione, i servizi, i laboratori e gli eventuali spazi destinati ai colloqui.
La presenza di studenti e personale incaricati di accompagnare i gruppi rende il percorso più ordinato e offre anche l’occasione per un primo contatto informale con chi vive quotidianamente la scuola.
Curare aule, laboratori e ambienti comuni
Aule, corridoi, laboratori, biblioteca, palestra e altri spazi accessibili dovrebbero essere puliti, ordinati, illuminati e pronti ad accogliere i visitatori. Sanoma raccomanda particolare attenzione alla cura generale dell’istituto e degli ambienti nei quali avvengono le presentazioni.
È preferibile mostrare gli spazi così come vengono realmente utilizzati, valorizzando attrezzature e lavori degli studenti senza costruire una rappresentazione artificiale della vita scolastica. L’immagine trasmessa durante l’open day dovrebbe essere coerente con ciò che studenti e famiglie troveranno dopo l’iscrizione.
Nei laboratori è più efficace vedere strumenti e attività in funzione rispetto a una semplice spiegazione teorica. Lo stesso criterio vale per biblioteche, spazi digitali e aule specialistiche.
Organizzare il percorso di studenti e famiglie
La visita dovrebbe seguire un ordine riconoscibile, evitando che gruppi differenti si incrocino continuamente negli stessi corridoi. Un possibile percorso comprende accoglienza, presentazione generale, visita delle aule, laboratori, spazi comuni e momento finale dedicato alle domande.
La composizione dei gruppi dipende dalle dimensioni della scuola. Dove gli ambienti sono piccoli è preferibile creare turni; negli istituti con più indirizzi può essere utile predisporre itinerari diversi in base all’interesse degli studenti.
Particolarmente utile la possibilità di visitare direttamente aule, laboratori e biblioteca, perché permette al futuro studente di collegare le informazioni ascoltate a luoghi e attività concrete.
Prevedere una pausa durante gli open day più lunghi
Quando il programma comprende presentazioni, visite e attività distribuite su diverse ore, è ragionevole prevedere anche una breve pausa, soprattutto se partecipano famiglie con bambini o ragazzi.
Se la giornata si prolunga, la scuola può predisporre un piccolo punto ristoro con bevande, panini e altri prodotti da forno, valutando soluzioni per la ristorazione come quelle di Panificio Benetollo, così da offrire alle famiglie una pausa semplice e ben organizzata durante le attività. Il produttore dichiara sul proprio sito di realizzare prodotti da forno destinati anche a paninoteche, snack bar, catering e ristorazione.
La pausa non dovrebbe interrompere il ritmo della giornata né trasformarsi in un momento separato dall’orientamento. È sufficiente collocarla tra due blocchi del programma o lasciare uno spazio accessibile ai visitatori durante le fasi meno strutturate.
Cosa presentare a studenti e famiglie durante l’open day
La parte centrale dell’open day riguarda ciò che famiglie e ragazzi vogliono realmente conoscere: come si studia, quali opportunità offre la scuola, quali sono gli ambienti, chi sono le persone che vi lavorano e come si svolge la vita quotidiana dell’istituto. La comunicazione deve quindi privilegiare esempi concreti, spiegazioni comprensibili e possibilità di confronto diretto. Meglio evitare presentazioni costruite esclusivamente dal punto di vista della scuola e a rispondere alle domande che il futuro studente si pone sul proprio percorso.
Spiegare l’offerta formativa e il metodo didattico
La presentazione dell’offerta formativa dovrebbe chiarire quali percorsi sono disponibili, quali discipline caratterizzano ciascun indirizzo e come vengono organizzate le attività. Nei passaggi tra differenti ordini di scuola è importante spiegare anche cosa cambia rispetto all’esperienza precedente.
Il linguaggio deve essere comprensibile a chi non conosce terminologia amministrativa o didattica. Una presentazione può richiamare il PTOF, ma è preferibile tradurne i contenuti in esempi concreti: organizzazione settimanale, laboratori, lingue, progetti, uscite, attività interdisciplinari, recupero e potenziamento.
Anche le slide vanno utilizzate con misura. Risulta appropriata una presentazione visiva purché sia chiara e utilizzi un registro vicino al pubblico presente.
Presentare progetti, laboratori e opportunità
Progetti e laboratori aiutano a rendere visibile ciò che differenzia l’esperienza scolastica. È utile mostrare attività scientifiche, linguistiche, artistiche, digitali, sportive o professionalizzanti realmente svolte dagli studenti, collegandole agli obiettivi didattici.
Per una scuola secondaria superiore assumono particolare interesse anche orientamento, esperienze con il territorio, percorsi successivi e possibilità offerte dai diversi indirizzi. I dati definitivi sulle iscrizioni 2026/2027 mostrano, per esempio, che i licei raccolgono il 55,88% delle preferenze degli studenti che accedono alla secondaria di secondo grado. Il dato conferma quanto sia articolata la scelta tra licei, tecnici e professionali e quanto sia utile spiegare bene le caratteristiche dei singoli percorsi.
La presentazione dovrebbe concentrarsi sui progetti realmente disponibili, precisando quando un’attività è curricolare, facoltativa o legata a specifici indirizzi.
Coinvolgere studenti e docenti nella presentazione
Gli studenti già iscritti possono offrire un punto di vista che dirigenti e insegnanti non possono sostituire. Raccontare come si svolge una giornata, mostrare un laboratorio o accompagnare un gruppo consente ai visitatori di confrontarsi con persone vicine per età ed esperienza.
Particolare efficacia è rappresentata dal coinvolgimento degli studenti come testimonial, perché i futuri iscritti tendono a riconoscersi più facilmente nei propri coetanei.
Anche la scelta dei docenti che conducono le presentazioni merita attenzione. Conoscenza della scuola e capacità di comunicare devono procedere insieme: informazioni corrette ma esposte con un linguaggio troppo tecnico rischiano di rendere difficile il confronto con famiglie e ragazzi.
Organizzare attività pratiche e dimostrazioni
Una dimostrazione consente di passare dal racconto all’esperienza. Piccoli laboratori, esperimenti, attività linguistiche, esercitazioni digitali o produzioni artistiche permettono ai ragazzi di capire meglio come vengono utilizzati gli spazi e quale tipo di partecipazione viene richiesta agli studenti.
L’esperienza diretta è una delle componenti più memorabili dell’open day e suggerisce, quando possibile, di far partecipare concretamente i visitatori anziché limitarsi a mostrare ciò che la scuola potrebbe offrire.
Le attività devono comunque rispettare tempi e capienza. Poche dimostrazioni ben organizzate risultano più utili di un programma molto esteso che costringe le famiglie a spostarsi continuamente senza riuscire ad approfondire nulla.
Lasciare spazio alle domande delle famiglie
Una parte del programma va riservata al confronto diretto. Le domande possono riguardare orari, mensa, trasporto, sostegno, compiti, valutazione, inclusione, attività pomeridiane, criteri di ammissione o organizzazione dei diversi indirizzi.
È utile che siano presenti persone in grado di rispondere alle questioni specifiche, evitando risposte approssimative quando si parla di procedure amministrative o servizi. Se un’informazione non è disponibile al momento, è preferibile indicare alla famiglia il canale attraverso il quale potrà ricevere un chiarimento successivo.
La fase delle iscrizioni rende particolarmente importante fornire indicazioni corrette. Per l’anno scolastico 2026/2027 le domande per le prime classi del primo e del secondo ciclo sono state gestite tramite la Piattaforma Unica, secondo le modalità indicate dal Ministero dell’Istruzione e del Merito. Una scuola che durante l’open day distingue chiaramente orientamento, presentazione dell’offerta formativa e procedure amministrative aiuta le famiglie a compiere la scelta con informazioni più ordinate e verificabili.